ひよみなPTAの役員【書記】について紹介します🐣
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| 書記はPC作業がメインです♪ |
【書記】の仕事🐥
書記メンバーは２名。来校頻度は月に１～２回程度です。
（基本は役員会出席、他にイベントレポートのための写真撮影など）
作業はお互い協力しあって分担するため、１人に負担が偏るようなことはありません。
資料は Googleドライブで共有、通常の連絡は LINE WORKSを利用 💻✨
家にパソコンがなくても、タブレットやスマートフォンで作業ができれば大丈夫です。
書記の主な仕事内容は大きく分けて以下の５つです。
- 役員会のレジュメ、議事録作成
- ブログ記事作成
- すぐーる作成
- PTA総会資料作成
- 広報誌「日吉みなみ 先生紹介号」作成
1. 役員会のレジュメ、議事録作成
- 役員会の前に、当日話し合う内容を事前にまとめたレジュメ（資料）を作成
- 役員会終了後、会議内容を記録した議事録を作成して共有
学校行事などは基本的に毎年同じなので、去年度の議事録を参考にレジュメを作成します。
レジュメ・議事録の作成時には、他の役員にも相談・確認・協力をいただいているので、書記だけの大きな負担はありません📝
2. ブログ記事作成
「ひよみなPTAブログ」の作成・更新を随時行っています。
イベント関連のお知らせ・レポート、役員会の報告などの内容を、毎月１～３回程度ブログ記事にしてアップしています。
他校の方や地域の皆さんから感想をいただくこともあるので、「ひよたん」と一緒に、ひよみなの情報を親しみやすく・わかりやすく発信することを目指しています🐤
3. すぐーる作成
作成が不定期のため、ブログを作成したときに アプリ「すぐーる」で更新のお知らせを配信しています。
「すぐーる」での配信内容はいろいろありますが、書記が全てを管理しているわけではなく、文面が提供されて配信のみであったり、他の役職の人が配信することもあります。
「全校生徒に向けての配信は緊張する💦」と言う方、ご安心ください。校正やダブルチェックなどは全員で行っています📱
4. PTA総会資料作成
基本的にはテンプレートが決まっており、昨年度の資料を今年度の資料に変更していきます。
新しい決議に関しても、役員全員で協力していますので、書記だけで決定して作成することはありません。
5. 広報誌 先生紹介号作成
新年度に全校生徒へ配布する、みんなが楽しみにしている広報誌を作成します。デザインは書記にお任せ🌸
関係者へのコメントや写真入手、名前確認など、作業は書記だけでなく役員全員で分担して行っています。
現在 Canvaを利用していますが、こういった分野が得意なら頼もしいですし、初めてならみんなに頼りつつ協力しあって作成できたらいいと思います。
まとめ
PTA役員といえば、平日の昼間に学校へ何度も行って会議する…というイメージですが、現在は違います。
書記は、自分の都合のいい時間に家でパソコン・タブレット・スマートフォンなどを利用して作業するのがメインです。
仕事をしていたり、介護をしていたり、生活スタイルも様々。無理のない範囲で楽しく活動していきましょう！
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